يمتلك مركز أماك واحدًا من أكبر مراكز إدخال البيانات على مستوى الجمهورية ولديه من الإمكانيات البشرية والتكنولوجية التى تؤهله لإعداد وتسجيل أعداد هائلة من البيانات وأرشفة الكم المتراكم من المستندات بحجم أعمال يتناسب مع المطلوب تحقيقه .
مراحل أرشفة المستندات
- دراسة وتحليل وتقييم الوضع الحالى وتشمل الدراسة
• تحديد محتوى البيانات الوصفية (Metadata) بالتعاون مع العميل
• إعداد تقرير بالأعداد التفصيلية للوثائق والأحجام (A4, A3, …..) المطلوب أرشفتها
• تحديد معايير الإستلام والتسلم بالتعاون مع العميل
• تقديم مخطط زمنى محدد بتواريخ البدء والإنتهاء بالتعاون مع العميل
- إستلام المستندات
- مرحلة التجهيز للمسح الضوئى
• فرز وترتيب المستندات
• نزع الدبابيس إن وجد
• ترميم المستندات إن وجد
• فرد ثنايات المستندات لضمان جودة الصورة أثناء عملية المسح الضوئى
• تنظيم المستندات فى مجموعات كل مجموعة بها تكامل تصنيفى
- مرحلة المسح الضوئى
• المسح الضوئى للمستندات مع ضمان جودة الصور ووضوحها
• مرحلة المعالجة الفنية (الجودة)
• عمل معاجة فنية للمستندات الرقمية فى نفس التوقيت
• عمليات تحسين وتجويد الصور الرقمية
• مراجعة تسلسل الصور
- مرحلة المراجعة النهائية وإعادة المستندات الورقية وتسليم الملفات الرقمية
• المراجعة النهائية للبيانات المدخلة وصحة ربطها مع الصور الرقمية من خلال برنامج الأرشيف الإلكترونى المتوفر
• يتم إعادة المستندات الورقية لحالتها قبل المسح الضوئى وتسليمها
مراحل إدخال البيانات
- إستخلاص بيانات البحث المتفق عليها من المستندات وإدخالها فى قاعدة البيانات
- ربط البيانات بالصور الرقمية من خلال برنامج الأرشيف الإلكترونى المتوفر لدى العميل
- إدخال محتوى البيانات الوصفية (Metadata) للمستندات