فى ظل إتجاه الدولة للتحول الرقمى واستخدام التكنولولجيا الحديثة لرفع جودة أداء العمل والإستغلال الأمثل للموارد، بغرض تطوير الأداء العام المطلوب من العاملين في بيئة عمل جيدة، ووفقاً للمعاير القياسية، وبالتالى الإرتقاء بسرعة الأداء الخدمى.
من هنا ظهرت أهمية التحول الرقمى للوثائق والمستندات والتى يمكن تلخيصها فى النقاط التالية:
- سرعة إسترجاع المعلومات.
- الحفاظ على المستندات من التلف .
- الحفاظ على أمان وسرية المستندات.
- توفير الحيز المكانى بالإستغناء عن الأرشيف الورقى وتكدس الملفات الورقية.
ويعتبر مركز أماك من أوائل الرواد المساهمين فى المشروع الرئاسى للتحول الرقمى لما يمتلكه من إمكانيات بشرية وتكنولوجية، كما أن لديه إدارة كبيرة لإدخال البيانات وهى تمثل أحد الأعمدة الرئيسية لمركز أماك فى منظومة التحول الرقمى لقدرته على إعداد وتسجيل أعداد هائلة من البيانات وأرشفة الكم المتراكم من المستندات بحجم أعمال يتناسب مع المطلوب تحقيقه .
أرشفة المستدات مع مركز أماك تتميز بالآتى:
- سرعة فى التنفيذ ودقة فى الآداء
- كوادر بشرية مدربة
- استخدام أحدث أجهزة المسح الضوئى
- إعادة المستندات الورقية لحالتها قبل المسح الضوئى وتسليمها
- مراجعة نهائية للبيانات المدخلة وصحة ربطها مع الصورالرقمية
- أسعار تنافسية
لذلك أصبح مركز أماك هو الحل الأمثل لكثير من كبار العملاء الراغبين فى التحول الرقمى للوثائق والمستندات الخاصة بمؤسساتهم وهيئاتهم وشركاتهم
ونقدم هنا شرح للمراحل والخطوات التى يتم بها تنفيذ الأرشفة الإلكترونية للمستندات والوثائق بداية من دراسة وتحليل الوضع الحالى وإنتهاءًا بتسليم العميل الوثائق والمستندات بعدما تم تحويلها رقميًا
مراحل أرشفة المستندات
- دراسة وتحليل وتقييم الوضع الحالى وتشمل الدراسة:
• تحديد محتوى البيانات الوصفية (Metadata) بالتعاون مع العميل
• إعداد تقرير بالأعداد التفصيلية للوثائق والأحجام (A4, A3, …..) المطلوب أرشفتها
• تحديد معايير الإستلام والتسلم بالتعاون مع العميل
• تقديم مخطط زمنى محدد بتواريخ البدء والإنتهاء بالتعاون مع العميل
- إستلام المستندات
- مرحلة التجهيز للمسح الضوئى:
• فرز وترتيب المستندات
• نزع الدبابيس إن وجد
• ترميم المستندات إن وجد
• فرد ثنايات المستندات لضمان جودة الصورة أثناء عملية المسح الضوئى
• تنظيم المستندات فى مجموعات كل مجموعة بها تكامل تصنيفى
- مرحلة المسح الضوئى:
• المسح الضوئى للمستندات مع ضمان جودة الصور ووضوحها
• مرحلة المعالجة الفنية (الجودة)
• عمل معاجة فنية للمستندات الرقمية فى نفس التوقيت
• عمليات تحسين وتجويد الصور الرقمية
• مراجعة تسلسل الصور
- مرحلة المراجعة النهائية وإعادة المستندات الورقية وتسليم الملفات الرقمية:
• المراجعة النهائية للبيانات المدخلة وصحة ربطها مع الصور الرقمية من خلال برنامج الأرشيف الإلكترونى المتوفر
• يتم إعادة المستندات الورقية لحالتها قبل المسح الضوئى وتسليمها
مراحل إدخال البيانات:
- إستخلاص بيانات البحث المتفق عليها من المستندات وإدخالها فى قاعدة البيانات
- ربط البيانات بالصور الرقمية من خلال برنامج الأرشيف الإلكترونى المتوفر لدى العميل
- إدخال محتوى البيانات الوصفية (Metadata) للمستندات