نظرًا لكبر حجم المستندات داخل أى مؤسسة والمتداولة يوميًا بين قطاعاتها ظهرت الحاجة لإستخدام برنامج لإدارة المراسلات بكافة أنواعها ( صور, مستندات ، مراسلات، فاكسات، عقود...) وذلك حفاظًا على مقتنيات أى شركة أو مؤسسة من مستندات بكافة أشكالها من الضياع أو التلف وكذلك سرعة التداول بين إداراتها ولذلك تم تصميم نظام يصلح لجميع هذه الأغراض مستعينًا بأحدث التقنيات والوسائل المتعددة، وإتاحة هذه البيانات والمستندات بشكل بسيط وذلك مع إعطاء إمكانية البحث بأكثر من مدخل وأكثر من لغة ( العربية والإنجليزية ) وذلك يعطى فرصة كبرى للوصول للبيانات المطلوبة بشكل بسيط ومحدد ومع إعطاء إمكانية إستعراض البيانات والمستندات وكذلك إرسال وإستقبال المستندات والصور بين الإدارات بسرعة وسهولة ..
ويتوفر نظام إدارة المراسلات بأكثر من شكل منها ما يعمل على حاسب شخصى واحد وبشكل مستقل () أو على شبكة من الحاسبات الشخصية () وذلك ليناسب كل أحجام المؤسسات وما يتوفر لها من مستندات وبيانات.
مميزات وفوائد النظام :
- يتميز النظام بتحديد صلاحيات الدخول للمستخدمين للحفاظ على مستوى السرية المطلوب على مستوى المستندات والبيانات بكافة أنواعها
- كما يتميز النظام بواجهة تطبيق سهلة الإستخدام
- المحافظة على المستندات والوثائق من التلف والضياع، فيحفظ الصور والوثائق الورقية بعيدًا عن متناول اليد وإستخدام النسخ الإلكترونية فى الإستعراض للمحافظة على المستندات الورقية من التآكل نظرًا لعوامل الطبيعة والإحتكاك.
- سهولة وسرعة البحث وإسترجاع المستندات، فالآن أصبح الوصول إلى الوثائق والمستندات أكثر سهولة وراحة فبدلًا من إستخدام الفهارس اليدوية والبحث فى الأرفف والصناديق، يمكن عن طريق نظام إدارة المراسلات البحث الحر بإستخدام أدوات البحث البسيط والبحث الدقيق.
- توفير الوقت لسهولة تداول المذكرات والورق بين الإدارات.
- النظام ثنائى اللغة ويتعامل بنسبة 100% مع اللغة العربية.
- إمكانية إستخدام الملف لأكثر من مستخدم فى آنٍ واحد.
- المحافظة على المستندات من التزوير والعبث.
- التحكم فى المستندات أثناء العرض من حيث التكبير، التصغير، التدوير، والطباعة
- وضع الملاحظات (للأشخاص المصرح لهم فقط) وبدون عبث فى أصل الصورة.
- يوفر نظام إدارة المراسلات مرونة التوسع فى عدد المستخدمين للنظام.
- يوفر التنوع في نوع المستندات التي يتم عرضها وتخزينها من مستند ورقى بكل أشكاله أو صور او ملفات Word او Excel.
- يوفر نظام للتخزين مرن وبسيط، حيث يتم توزيع المستندات حسب المساحات التخزينية المتاحة داخل أى مؤسسة ويعطى أيضًا المرونة فى التوسع.
- يعتمد على أسلوب خاص لتشفير المستندات (Encrypti>.
- يوفر النظام مسار إحتياطى لحفظ المستندات كنسخة إحتياطية.
طرق البحث والإسترجاع :
يتميز النظام بتعدد أساليب البحث
- البحث الحر
- البحث التاريخى
- البحث الموضوعى
أسلوب عمل وفلسفة نظام إدارة المراسلات :
- يتم تحليل المستندات لإستخلاص العناصر الدالة على المستند من كلمات دالة ومداخل مختلفة.
- يتم تسجيل هذه البيانات التى تم إستخلاصها من المستندات على قواعد البيانات ثم يتم إرفاق المستندات مباشرة عن طريق الماسحات الضوئية ليتم ربطها مباشرةً وآليًا من خلال النظام أو إختيارها من أي مكان متوفر آخر ثم يتم تداول المستندات بين أفراد الإدارة أو الإدارات الأخرى بسرعة ومتابعة تنفيذها.
- يوفر النظام مستويات مختلفة من التحقق والتدقيق من صحة البيانات المسجلة.
- كما يوفر النظام مجموعة من أساليب البحث المتعددة التى تيسر العمل وتتمثل فى ( البحث الموضوعى – البحث الحر – البحث التاريخى - ....).
- للنظام مجموعة من الأدوات تساعد مدير النظام على إدارته للنظام من خلال تعريف مستخدمين مختلفين بدرجات صلاحية مختلفة لكل مستخدم وكذلك وسائل وطرق لمراقبة العمل والأداء ومجموعة من التقارير لتوضيح الأعمال التى قام بها كل مستخدم.