الأرشيف الإلكترونى

منتجاتنا

الأرشيف الإلكترونى

نظام الأرشيف الإلكترونى تم تصميمه وتنفيذه بواسطة خبراء مركز أمـاك وبإستخدام أحدث التكنولوجيا العالمية من قواعد البيانات وهو حزمة متكاملة من البرامج لإدارة وحفظ المستندات المتداولة داخل المؤسسات ويتكون النظام من ثلاث نظم فرعية: -

 

1 -   إدخال البيانات والمستندات

2 -   البحث والإسترجاع للمستندات

3 -   إدارة النظام

 

نبذة عن الأرشيف الإلكترونى :

 

    نظرًا لكبر حجم المستندات بكافة أنواعها ( مستندات ، مراسلات، فاكسات، عقود...) داخل أى مؤسسة ظهرت الحاجة لإستخدام برامج للأرشفة الإلكترونية وذلك حفاظًا على مقتنيات أى شركة أو مؤسسة من المستندات بكافة أشكالها من الضياع أو التلف ولذلك تم تصميم أرشيف يصلح لجميع هذه الأغراض مستعينًا بأحدث التقنيات والوسائل المتعددة، وإتاحة هذه البيانات والمستندات بشكل بسيط وذلك مع إعطاء إمكانية البحث بأكثر من مدخل وأكثر من لغة ( العربية والإنجليزية ) وذلك يعطى فرصة كبرى للوصول للبيانات المطلوبة بشكل بسيط ومحدد ومع إعطاء إمكانية إستعراض البيانات والمستندات.

 

ويتوفر الأرشيف بأكثر من شكل منها ما يعمل على حاسب شخصى واحد وبشكل مستقل (( أو على شبكة من الحاسبات الشخصية (Client - Server) وذلك ليناسب كل أحجام المؤسسات وما يتوفر لها من مستندات وبيانات.

مميزات وفوائد النظام :

•    المحافظة على المستندات والوثائق من التلف والضياع، فبحفظ الصور والوثائق الورقية بعيدًا عن متناول اليد وإستخدام النسخ الإلكترونية فى الإستعراض للمحافظة على المستندات الورقية من التآكل نظرًا للعوامل الطبيعية والإحتكاك.

•    سهولة وسرعة البحث وإسترجاع المستندات، فالآن أصبح الوصول إلى الوثائق والمستندات أكثر سهولة وراحة فبدلًا من إستخدام الفهارس اليدوية والبحث فى الأرفف والصناديق، يمكن عن طريق نظام الأرشيف الإلكترونى البحث الحر بإستخدام أدوات البحث البسيط والبحث الدقيق.

•    تقليل تكاليف ومساحات الحفظ والتأمين.

•    النظام ثنائي اللغة و يتعامل بنسبة 100% مع اللغة العربية.

•    إمكانية إستخدام الملف لأكثر من مستخدم فى آن واحد.

•    الحفاظ على سرية المستندات.

•    المحافظة على المستندات من التزوير والعبث.

•    سهولة ومرونة النظام.

•    التحكم فى المستندات أثناء العرض من حيث التكبير، التصغير، التدوير، والطباعة

•    وضع الملاحظات (للأشخاص المصرح لهم فقط) وبدون عبث فى أصل الصورة.

•    يوفر الأرشيف الإلكترونى مرونة التوسع فى عدد المستخدمين للأرشيف.

•    كذلك يوفر التنوع في نوع المستندات التي يتم عرضها وتخزينها من مستند ورقى بكل أشكاله أو صور أو ملفات word  أو excel.

•    يوفر الأرشيف الإلكترونى نظام للتخزين مرن وبسيط، حيث يتم توزيع المستندات حسب المساحات التخزينية المتاحة داخل أى مؤسسة ويعطى أيضا المرونة فى التوسع.

 

•    يعتمد على أسلوب خاص لتشفير المستندات () يمنع التعامل مع المستندات إلا من خلال النظام مما يتيح أكبر قدر من سرية المستندات.

 

•    لا يرتبط النظام بنوع محدد من الماسحات الضوئية.

•    يوفر نظام لحماية المستندات وتأمينها وذلك بتوفر مسار إحتياطى لحفظ المستندات كنسخة احتياطية.

 

طرق البحث والاسترجاع :

 

•    يتميز نظام الأرشيف الإلكترونى بتعدد مداخل البحث 

 

1.    البحث الحر

2.    البحث التاريخى

3.    البحث الموضوعى

 

أسلوب عمل وفلسفة نظام الأرشفة :

 

•    يتم تحليل المستندات لإستخلاص العناصر الدالة على المستند من كلمات دالة ومداخل مختلفة.

•    يتم تسجيل هذه البيانات التى تم إستخلاصها من المستندات على قواعد البيانات ثم يتم إرفاق المستندات مباشرة عن طريق الماسحات الضوئية ليتم ربطها مباشرة وآليا من خلال النظام أو إختيارها من أي مكان متوفر اخر .

•    يوفر النظام مستويات مختلفة من التحقق والتدقيق من صحة البيانات المسجلة.

•    كما يوفر النظام مجموعة من أساليب البحث المتعددة التى تيسر العمل وتتمثل فى  ( البحث الموضوعى – البحث الحر – البحث التاريخى ).

•    للنظام مجموعة من الأدوات تساعد مدير النظام على إدارته للنظام من خلال تعريف مستخدمين مختلفين بدرجات صلاحية مختلفة لكل مستخدم وكذلك وسائل وطرق لمراقبة العمل والأداء ومجموعة من التقارير لتوضيح الأعمال التى قام بها كل مستخدم.

منتجاتنا

أماك متخصص فى إعداد وتطوير النظم والتطبيقات لخدمة مؤسسة الأهرام بالإضافة إلى العديد من العملاء
بالقطاعات والمؤسسات الحكومية والشركات الخاصة وقطاع الأعمال.